01
Zeitfenster erkennen:
Freie Blöcke im Kalender werden als nutzbare Vertriebszeit sichtbar.
Außendienst · Vertriebsassistenz · KI
Kalenderlücken mit Akquisetouren füllen
Zwischen zwei Terminen bleibt Zeit? Eine Akquisetour kann helfen, passende Kontakte auf der Strecke vorzubereiten. Zeitfenster, Fahrzeit und Gesprächsdauer müssen dabei zusammenpassen.
DATEN · PROZESSTechnik muss Arbeit erleichtern.Branchentrainer
01
Wie ist es bei Ihnen in der Praxis?
Kalenderlücken entstehen im Außendienst ständig: ein Termin fällt aus, zwei Kundentermine liegen weit auseinander oder der nächste Besuch startet erst am Nachmittag. Ohne Vorbereitung wird aus dieser Zeit schnell Büroarbeit, Fahrtzeit oder ein spontaner Besuch ohne klare Priorität.
Branchentrainer · Sales Flow
01Kalenderlücken entstehen im Außendienst ständigein Termin fällt aus, zwei Kundentermine liegen weit auseinander oder der nächste Besuch startet erst am Nachmittag. Ohne Vorbereitung wird aus dieser Zeit schnell Büroarbeit, Fahrtzeit oder ein spontaner Besuch ohne klare Priorität.
QuelleKontextAktionReview
02
Was der Branchentrainer-Assistent dabei leisten soll
Die Logik beginnt nicht mit „Welche Firma ist in der Nähe?“, sondern mit Zeitfenster, Start- und Zielpunkt, Zielbranche, Kundenstatus und gewünschtem Akquisemodus. Erst dann werden sinnvolle Stopps vorgeschlagen. So wird Tourenplanung Teil der Vertriebssteuerung und nicht nur Navigation.
03
Die Hebel im Tagesgeschäft
02
Route berücksichtigen:
Vorschläge liegen sinnvoll zwischen vorhandenen Terminen oder auf dem Weg zum nächsten Ziel.
03
Zielkunden filtern:
Gewerke, Branchen, Potenzial und Entfernung bestimmen, welche Unternehmen überhaupt vorgeschlagen werden.
04
Entscheidung beim Außendienst:
Die KI schlägt vor; der Mitarbeiter wählt, verschiebt oder verwirft.
04
Das Momentum beeinflussen
Leadinfo, Recherche und LinkedIn zu einem Vertriebsprozess verbinden
Digitale Signale werden erst dann wertvoll, wenn daraus eine klare Vertriebsaktion entsteht.
Unternehmenssignale einordnen, das Unternehmen recherchieren, passende Ansprechpartner suchen und einen Gesprächsanlass vorbereiten. Ein Seitenbesuch bestätigt noch keinen Bedarf und verrät nicht automatisch, welche Person das Angebot angesehen hat.
Erkennen
Welche Unternehmensbesuche liefern einen Rechercheanlass?
Bewerten
Signal, Potenzial und Anlass sinnvoll einordnen.
Recherchieren
Unternehmen, Projekte und Ansprechpartner vorbereiten.
Ansprechen
Mit Anlass statt mit austauschbarer Kaltansprache starten.
Nachfassen
Nächsten Schritt verbindlich führen.
05 · FOKUS
Beispiel zur Veranschaulichung
Möglicher Ablauf: Zwischen zwei festen Kundenterminen bleibt ein freies Zeitfenster. Aus dessen Dauer sowie den Start- und Zielpunkten soll der Assistent passende Besuchsvorschläge vorbereiten. Der Außendienst berücksichtigt Fahrt, Pause und Gesprächszeit und entscheidet, ob ein zusätzlicher Stopp sinnvoll ist.
06
Ganz wichtig: kein ERP-Ersatz
Für diese Funktion braucht es keine Übernahme aus dem Branchen-ERP. Die Tour entsteht aus Kalenderdaten, zuvor bereitgestellten Kundenlisten und recherchierten Zielkunden. Offene Angebote oder Auftragsstände werden nicht automatisch aus dem ERP gezogen und deshalb auch nicht als vermeintliche Priorisierung verkauft.
07
Passende Kontakte für das Zeitfenster
Für einen gemischten Tag können bekannte Kunden und neu recherchierte Unternehmen berücksichtigt werden. Soll die Lücke gezielt für Neukundengewinnung genutzt werden, ist der Modus nur Kaltakquise vorgesehen. Die Entscheidung richtet sich nach dem Vertriebsziel.
08
WIRKUNGEin Standort braucht einen Gesprächsanlass
✓
Ein Unternehmen liegt vielleicht direkt an der Strecke. Trotzdem muss vor einem Stopp klar sein, warum der Kontakt sinnvoll sein könnte. Eine öffentliche Leistungsbeschreibung oder ein vorhandener Gesprächsvermerk kann helfen, eine passende Frage vorzubereiten.
09
Welche Angaben für die Lücke zählen
Benötigt werden der zeitliche Rahmen, Start- und Zielpunkt sowie die für die Auswahl freigegebenen Kundeninformationen. Private Kalendereinträge sind kein Gesprächsanlass. Für die Planung genügt dort die Information, dass Zeit bereits belegt ist.
10
Nicht jede freie Stunde muss gefüllt werden
Fahrt, Pause und Nachbereitung brauchen ebenfalls Zeit. Eine sinnvolle Tour lässt genug Raum für das Gespräch und den nächsten festen Termin. Die Zahl zusätzlicher Stopps ist deshalb kein eigener Erfolgsmaßstab.
11
Nicht darüber reden, sondern machen.
Bringen Sie ein typisches Zeitfenster zwischen zwei Terminen mit. Wir besprechen, welche zusätzlichen Kontakte darin sinnvoll wären.
13
FAQ
Wie erkennt der Assistent eine Kalenderlücke?+
Die vorgesehene Planung betrachtet die belegten Zeiten im bereitgestellten Kalender und die Zeit dazwischen. Nutzbar ist davon nur, was nach Fahrt, Pausen und Vorbereitung tatsächlich für einen weiteren Besuch bleibt.
Wie viele Stopps werden vorgeschlagen?+
Es gibt keine pauschale Zahl. Entscheidend sind verfügbare Zeit, zusätzliche Fahrstrecke und geplante Gesprächsdauer. Ein sinnvoller Stopp kann hilfreicher sein als mehrere zu knapp geplante Besuche.
Kann ich Pausen und Fahrzeit berücksichtigen?+
Ja, Fahrzeit und Pausen gehören ausdrücklich zum vorgesehenen Planungsrahmen. Sie werden vom freien Zeitfenster abgezogen, bevor zusätzliche Kontakte infrage kommen.
Entscheidet die KI automatisch über Besuche?+
Nein. Die Assistenz soll passende Stopps vorschlagen. Der Außendienst wählt aus, passt die Planung an oder verwirft den Vorschlag.
Braucht die Tour offene Angebotsdaten?+
Nein. Die beschriebene Tourenplanung soll mit Kalender, bereitgestellten Kundenlisten und recherchierten Zielunternehmen arbeiten. Offene Angebote werden nicht automatisch aus dem ERP übernommen.
Nächster Schritt
Nicht darüber reden. Machen.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo der größte Hebel liegt.
